Whistleblowing, di cosa si tratta e come gestire in sicurezza le procedure previste dalla normativa
Il whistleblowing, termine inglese che in italiano si traduce generalmente con “segnalazione di illeciti”, è il processo attraverso il quale i soggetti che sono a conoscenza di un illecito o di un'irregolarità lo segnalano alle autorità competenti.
Applicandolo al mondo lavorativo, semplificando, il whistleblowing è una segnalazione presentata da un dipendente pubblico o privato per denunciare uno o più illeciti commessi da un'azienda e che hanno ripercussioni o interessi per la collettività. Escludendo i singoli interessi del lavoratore, si applica quando il dipendente viene a conoscenza di un reato o di una irregolarità in ragione del rapporto di lavoro in essere.
Alcuni esempi di whistleblowing sono la truffa o la corruzione, varie forme di discriminazione o molestia, nel caso di evidenti rischi per la salute o per la sicurezza. Sono ancora esempi di applicabilità nel caso di inquinamento ambientale, violazione della legge, reati fiscali eccetera. Oltre ai lavoratori dipendenti, possono denunciare un illecito gli azionisti, i tirocinanti, gli ex lavoratori ed eventuali volontari.
Altri interessanti casi di applicabilità sono le frodi o le irregolarità nei confronti dei clienti, gravi non conformità in tema di privacy o, a livello informatico, sui sistemi di sicurezza, la distrazioni di fondi pubblici ottenuti per finalità diverse dal loro effettivo utilizzo, la mancata applicazione delle procedure di sicurezza sui posti di lavoro.
Scopo della normativa è pertanto attivare una serie di tutele per il lavoratore in modo da proteggerlo da eventuali ritorsioni. La legge 179/2017, che ha disciplinato questa materia, ha previsto che le organizzazioni pubbliche e private di grandi dimensioni - prima con almeno 250 dipendenti e dal 17 dicembre 2023 con almeno 50 dipendenti - debbano predisporre e adottare un sistema di whistleblowing.
In Italia l’ente preposto alla gestione degli illeciti e delle eventuali ritorsioni messe in atto dall’azienda nei confronti del dipendente è l’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) che ha aperto un sito dedicato LINK.
In aggiunta alla norma Italiana, il 23 ottobre 2019 anche l'Unione europea ha emanato una Direttiva con lo scopo di imporre - ovviamente a tutti gli Stati membri - di uniformare le norme vigenti attraverso una serie di procedure e requisiti.
Le aziende della Pubblica amministrazione e quelle private sono così tenute a dotarsi di un sistema di whistleblowing che deve risultare accessibile a tutti i dipendenti, deve essere gestito da un soggetto indipendente e deve prevedere meccanismi di tutela del segnalante.
I dipendenti che segnalano illeciti o irregolarità godono di una serie di tutele, tra cui:
- l'anonimato, se richiesto;
- la protezione da atti di ritorsione, come ad esempio il licenziamento o il demansionamento;
- il diritto di accedere alle informazioni rilevanti per la propria segnalazione.
- la conformità al GDPR;
- la protezione delle informazioni per i soggetti terzi non coinvolti.
Le organizzazioni che non rispettano l'obbligo di whistleblowing sono soggette a sanzioni amministrative importanti. E' difatti compito del titolare informare i dipendenti sull’esistenza dello strumento, agevolare l'accesso e incentivare una gestione seria e consapevole.
Per garantire la conformità, in questi ultimi mesi sono arrivati sul mercato diverse soluzioni software capaci di gestire le segnalazioni con modalità "certificate" e in totale anonimato. Permettono di raccogliere la documentazione a supporto, monitorare le varie fasi con specifici promemoria delle scadenze e, nel caso, rispondere al lavoratore sullo stato di avanzamento della pratica. Queste funzionalità si possono trovare come aggiornamenti nei classici CRM aziendali oppure gestite da software verticali proposti come prodotti ad hoc. Importanti sono le funzionalità che permettono di scambiare messaggi dopo aver ricevuto la segnalazione anche nel caso di severi anonimati.
Molte imprese stanno dedicando anche una sezione del proprio sito web al whistleblowing, sia come punto di accesso alla procedura per il dipendente, sia come strategia di marketing finalizzata a promuovere verso il mercato la propria conformità. Il sistema di whistleblowing deve risultare accessibile e deve essere gestito da un soggetto capace di garantire i meccanismi di tutela del segnalante. Anche questi due aspetti sono gestiti dai software dedicati.
Per maggiori informazioni è comunque utile consultare il sito dell'Autorità nazionale anticorruzione.
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Aggiornato il 08-12-2023
