WhatsApp e app di messaggistica sul lavoro: comodità o problemi normativi

L'utilizzo di WhatsApp o di altre app di messaggistica istantanea, come Telegram o Skype per esempio, sono ormai una realtà diffusa in ambito lavorativo, con implicazioni però non proprio da sottovalutare. Queste app offrono grandi benefici a livello di praticità ed efficienza ma sono da tenere in seria considerazione in relazione alla normativa vigente e ai contratti di lavoro. Oltre al fatto che spesso vengo utilizzate in modo indiscriminato, portandoci così ad abusare della disponibilità delle persone soprattutto fuori l’orario di lavoro.

Cosa dobbiamo sapere a riguardo?

Intanto è importante ricordare come l'utilizzo di dispositivi e app personali per lavoro non è regolamentato da una specifica normativa nazionale. Tuttavia, il riferimento principale è la normativa in materia di tutela della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro. Il datore di lavoro ha infatti l'obbligo di tutelare la salute e la sicurezza dei propri dipendenti, anche in relazione all'utilizzo di questi strumenti.

In effetti, nelle piccole realtà lavorative o in uffici frequentati da un numero limitato di persone, l'utilizzo di app di messaggistica può risultare particolarmente utile per semplificare la comunicazione e la collaborazione tra colleghi, anche in assenza di gerarchie rigide. Tuttavia, è importante che tale utilizzo avvenga in modo rispettoso e professionale, evitando toni informali o inappropriati. Infatti, la rapidità e la semplicità di contatto, oltre ad un utilizzo considerato oramai normale nella vita privata, porta le persone ad abusarne sul lavoro.

Una particolare riflessione, però, va fatta, e in particolare quando veniamo subissati da messaggi in qualunque momento della giornata. Strumenti quali WhatsApp o similari vengono infatti sempre più utilizzati per qualsiasi tipologia di comunicazione e invio di documenti.

Tralasciando l’opportunità o meno di questa pratica, certamente chi invia messaggi e file dovrebbe quantomeno verificare che il dispositivo ricevente sia autorizzato e previsto dalle procedure di sicurezza dell’azienda. A questo si aggiunge il fatto che i device non censiti dall’azienda non sarebbero adibiti per le comunicazioni aziendali e i contenuti scambiati potrebbero non essere protetti tramite sistemi infirmatici contro le attività fraudolente.

A livello di datori di lavoro, è anche importante considerare le disposizioni contenute nei contratti di lavoro, che possono disciplinare l'utilizzo o meno di dispositivi e app personali per scopi lavorativi. In particolare, è importante verificare se il contratto preveda l'utilizzo di tali strumenti, e in che modo.

Certamente l’utilizzo di dispositivi personali per motivi lavorativi deve essere condiviso sia dal datore del lavoro sia dal collaboratore e certamente non è concesso divulgare numeri privati senza una preventiva autorizzazione dell’interessato. Quante volte è capitato di ricevere chiamate sul cellulare personale da parte di clienti e fornitori? Se non siamo noi a dare il numero è un fatto molto fastidioso e spiacevole. Il datore di lavoro dovrebbe definire delle linee guida chiare per l'utilizzo di tali strumenti, nel rispetto dell'equilibrio tra vita privata e lavorativa di tutti.

Dentro o fuori l’orario di lavoro

L'utilizzo di WhatsApp o simili può avvenire sia durante l'orario di lavoro che fuori orario. Nel primo caso, la comunicazione via chat può essere un utile strumento - come detto - per facilitare la collaborazione e la comunicazione tra colleghi, anche in modalità smart working. Tuttavia, è importante che tale utilizzo non ecceda le normali mansioni lavorative e non causi un aumento di stress o una continua reperibilità per i dipendenti, anche al di fuori dell'orario lavorativo.

A tal proposito, la Costituzione italiana tutela il diritto al riposo e la salute psicofisica dei lavoratori. Il datore di lavoro, quindi, dovrebbe evitare di sollecitare o richiedere prestazioni lavorative al di fuori dell'orario di lavoro anche tramite strumenti di messaggistica. L’utilizzo fuori orario può essere considerato una mancanza di rispetto della persona: verifichiamo sempre la disponibilità del nostro interlocutore prima di disturbarlo nelle ore che magari dedica alla sua famiglia o al tempo libero.

Ė buona norma infatti chiedere sempre, quando riceviamo un numero privato, quando il nostro interlocutore gradisce essere contattato. Se non siamo chirurghi o persone che devono contrattualmente garantire la reperibilità, per parlare di lavoro possiamo tranquillamente sentirci la mattina seguente.

L'utilizzo di WhatsApp o simili sul posto di lavoro può presentare vantaggi in termini di comodità e immediatezza della comunicazione. Tuttavia, è fondamentale utilizzarli in modo responsabile e consapevole, tenendo conto dei diritti delle persone e delle normative vigenti.

Poi, se tutti sono d’accordo e magari viene aperto addirittura un gruppo “goliardico”, queste app possono essere certamente uno strumento di relazione. E relazionarsi, senza prevaricare, è sempre positivo.