
Gdpr e il Registro delle attività di trattamento: cosa fare se un cliente chiede di vederlo?
Il "Registro delle attività di trattamento" rappresenta uno strumento essenziale per garantire la conformità al Regolamento (UE) 2016/679 "Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati", ma non è un documento pubblico. Secondo l'articolo 30, il Registro deve essere reso disponibile su richiesta all'Autorità Garante, ma non esiste alcun obbligo di fornirlo a clienti o fornitori.
Tuttavia, sempre più imprese avanzano richieste di accesso nell'ambito di accordi contrattuali, ponendo interrogativi su come gestire la situazione.
Non essendo prevista dal GDPR, va intanto detto che la condivisione del Registro con aziende clienti o fornitori, e quindi la sua consegna, comporta rischi legati alla sicurezza dei dati. Questo documento, infatti, contiene informazioni interne sulle modalità di trattamento e può includere dettagli sensibili riguardanti i processi aziendali e i soggetti coinvolti.
Nel caso in cui la richiesta fosse ritenuta indispensabile da un'azienda cliente, innanzitutto risulta evidente la necessità di formalizzare preventivamente un accordo di riservatezza tra le parti, stabilendo limiti precisi sull'utilizzo delle informazioni fornite. Questo passaggio consentirebbe di regolamentare la gestione, tutelando la riservatezza di dati contenuti.
In alternativa, è buona prassi consegnare una sintesi con le misure adottate, descrivendo in modo chiaro le politiche aziendali per la protezione dei dati (limitatamente alle finalità di trattamento che coinvolgono direttamente il soggetto richiedente) e le soluzioni implementate per garantire la sicurezza dei trattamenti, senza riportare dettagli specifici. Per evitare la diffusione di dati sensibili o riservati, come visto prima alcune informazioni dovrebbero comunque essere anonimizzate o oscurate .
Un aspetto non del tutto secondario riguarda infatti la necessità di informare gli interessati nel caso in cui i loro dati personali venissero condivisi con terzi tramite appunto la condivisione integrale del Registro dei trattamenti. Per esempio, nel caso dei dipendenti. Una condivisione potrebbe configurarsi come un nuovo trattamento e, di conseguenza, rendere necessario l'aggiornamento dell'Informativa sulla privacy. Occorre pertanto verificare se questa operazione è compatibile con le finalità originali del trattamento e valutare se richiedere un nuovo consenso da parte degli interessati.
Ma nel caso di nomina da Responsabile esterno?
Quando un’azienda affida il trattamento dei dati personali a un Responsabile esterno è fondamentale che il Titolare del trattamento garantisca che questo soggetto operi in conformità con il GDPR. Per farlo, deve preventivamente stipulare un contratto di nomina per stabilire chiaramente i limiti e le responsabilità.
Di conseguenza può richiedere report periodici sulle misure di sicurezza adottate, condurre audit e controlli per verificare l’efficacia delle procedure messe in atto. Queste verifiche consentono di assicurare che il Responsabile esterno gestisca i dati per contro del Titolare in modo adeguato e conforme alle normative vigenti, prevenendo potenziali violazioni e tutelando i diritti degli interessati. Certamente anche questa nomina non autorizza il Titolare a leggere integralmente il Registro dei trattamenti del Responsabile esterno, in quanto andrebbe oltre l'ambito di applicazione e le finalità, mettendo a rischio la privacy e la sicurezza dei dati di quest'ultimo.
Apriamo un parentesi. Credo sia importante ricordare che la nomina di un Responsabile esterno è indicata quando un’organizzazione (il Titolare del trattamento dei dati, in pratica chi li ha raccolti) affida a un soggetto terzo il trattamento di dati personali per proprio conto. Ne sono un esempio le aziende che esternalizzano la gestione di servizi come la contabilità, il marketing, l’elaborazione dei dati o il cloud computing o nel caso di rapporti professionali dove una delle parti incarica l'altra di gestire direttamente i dati delle persone che ha raccolto e dei quali ne è il primo responsabile.
Il Responsabile esterno deve obbligatoriamente essere designato attraverso un contratto scritto che definisce in modo chiaro il perimetro del trattamento, le misure di sicurezza adottate e gli obblighi di conformità al GDPR. Nel contesto di un rapporto commerciale tra imprese, è sempre consigliabile - o meglio è generalmente buona prassi, specificare nei contratti che il trattamento dei dati personali avviene in conformità ai rispettivi Registri delle Attività di Trattamento.
Molto più spesso capita però di trovare aziende che impongono, per motivi diversi, l'accesso incondizionato al Registro dei propri fornitori: attenzione perché questa pratica, come avete visto, non è legittima senza specifici motivi (finalità) e quindi limiti e precauzioni.
Può visionare, invece, il Registro delle attività di trattamento, un cliente privato i cui dati sono trattati dalla nostra azienda?
Un cliente privato ha il diritto di ricevere informazioni sulle modalità di gestione dei suoi dati, ma questo non implica anche per lui l’accesso all’intero Registro delle attività di trattamento. Il GDPR garantisce alla persona il diritto di sapere dove sono memorizzati i suoi dati personali, con quali soggetti sono stati condivisi e perché, ma il Registro è un documento gestionale sensibile interno e quindi riservato.
Per soddisfare le richieste di trasparenza, l’azienda deve fornire un’informativa dettagliata sui trattamenti che riguardano quel cliente, specificando le basi giuridiche, le finalità, i soggetti coinvolti e il periodo di conservazione dei dati. Inoltre, su richiesta, deve poter indicare a quali soggetti terzi i dati sono stati comunicati e, sempre su richiesta, aggiornarli o cancellarli in mancanza di obblighi specifici di conservazione.
Questo approccio, come nel caso precedente, consente di rispettare la normativa senza compromettere la riservatezza di altre informazioni aziendali come, per esempio, l'elenco dei dipendenti o eventuali Responsabili esterni non coinvolti nello specifico.
Per una corretta gestione della questione, come avrete capito, è comunque consigliabile valutare caso per caso e, come sempre, richiedere il supporto di un consulente esperto in materia.
Tuttavia, sempre più imprese avanzano richieste di accesso nell'ambito di accordi contrattuali, ponendo interrogativi su come gestire la situazione.
Non essendo prevista dal GDPR, va intanto detto che la condivisione del Registro con aziende clienti o fornitori, e quindi la sua consegna, comporta rischi legati alla sicurezza dei dati. Questo documento, infatti, contiene informazioni interne sulle modalità di trattamento e può includere dettagli sensibili riguardanti i processi aziendali e i soggetti coinvolti.
Nel caso in cui la richiesta fosse ritenuta indispensabile da un'azienda cliente, innanzitutto risulta evidente la necessità di formalizzare preventivamente un accordo di riservatezza tra le parti, stabilendo limiti precisi sull'utilizzo delle informazioni fornite. Questo passaggio consentirebbe di regolamentare la gestione, tutelando la riservatezza di dati contenuti.
In alternativa, è buona prassi consegnare una sintesi con le misure adottate, descrivendo in modo chiaro le politiche aziendali per la protezione dei dati (limitatamente alle finalità di trattamento che coinvolgono direttamente il soggetto richiedente) e le soluzioni implementate per garantire la sicurezza dei trattamenti, senza riportare dettagli specifici. Per evitare la diffusione di dati sensibili o riservati, come visto prima alcune informazioni dovrebbero comunque essere anonimizzate o oscurate .
Un aspetto non del tutto secondario riguarda infatti la necessità di informare gli interessati nel caso in cui i loro dati personali venissero condivisi con terzi tramite appunto la condivisione integrale del Registro dei trattamenti. Per esempio, nel caso dei dipendenti. Una condivisione potrebbe configurarsi come un nuovo trattamento e, di conseguenza, rendere necessario l'aggiornamento dell'Informativa sulla privacy. Occorre pertanto verificare se questa operazione è compatibile con le finalità originali del trattamento e valutare se richiedere un nuovo consenso da parte degli interessati.
Ma nel caso di nomina da Responsabile esterno?
Quando un’azienda affida il trattamento dei dati personali a un Responsabile esterno è fondamentale che il Titolare del trattamento garantisca che questo soggetto operi in conformità con il GDPR. Per farlo, deve preventivamente stipulare un contratto di nomina per stabilire chiaramente i limiti e le responsabilità.
Di conseguenza può richiedere report periodici sulle misure di sicurezza adottate, condurre audit e controlli per verificare l’efficacia delle procedure messe in atto. Queste verifiche consentono di assicurare che il Responsabile esterno gestisca i dati per contro del Titolare in modo adeguato e conforme alle normative vigenti, prevenendo potenziali violazioni e tutelando i diritti degli interessati. Certamente anche questa nomina non autorizza il Titolare a leggere integralmente il Registro dei trattamenti del Responsabile esterno, in quanto andrebbe oltre l'ambito di applicazione e le finalità, mettendo a rischio la privacy e la sicurezza dei dati di quest'ultimo.
Apriamo un parentesi. Credo sia importante ricordare che la nomina di un Responsabile esterno è indicata quando un’organizzazione (il Titolare del trattamento dei dati, in pratica chi li ha raccolti) affida a un soggetto terzo il trattamento di dati personali per proprio conto. Ne sono un esempio le aziende che esternalizzano la gestione di servizi come la contabilità, il marketing, l’elaborazione dei dati o il cloud computing o nel caso di rapporti professionali dove una delle parti incarica l'altra di gestire direttamente i dati delle persone che ha raccolto e dei quali ne è il primo responsabile.
Il Responsabile esterno deve obbligatoriamente essere designato attraverso un contratto scritto che definisce in modo chiaro il perimetro del trattamento, le misure di sicurezza adottate e gli obblighi di conformità al GDPR. Nel contesto di un rapporto commerciale tra imprese, è sempre consigliabile - o meglio è generalmente buona prassi, specificare nei contratti che il trattamento dei dati personali avviene in conformità ai rispettivi Registri delle Attività di Trattamento.
Molto più spesso capita però di trovare aziende che impongono, per motivi diversi, l'accesso incondizionato al Registro dei propri fornitori: attenzione perché questa pratica, come avete visto, non è legittima senza specifici motivi (finalità) e quindi limiti e precauzioni.
Può visionare, invece, il Registro delle attività di trattamento, un cliente privato i cui dati sono trattati dalla nostra azienda?
Un cliente privato ha il diritto di ricevere informazioni sulle modalità di gestione dei suoi dati, ma questo non implica anche per lui l’accesso all’intero Registro delle attività di trattamento. Il GDPR garantisce alla persona il diritto di sapere dove sono memorizzati i suoi dati personali, con quali soggetti sono stati condivisi e perché, ma il Registro è un documento gestionale sensibile interno e quindi riservato.
Per soddisfare le richieste di trasparenza, l’azienda deve fornire un’informativa dettagliata sui trattamenti che riguardano quel cliente, specificando le basi giuridiche, le finalità, i soggetti coinvolti e il periodo di conservazione dei dati. Inoltre, su richiesta, deve poter indicare a quali soggetti terzi i dati sono stati comunicati e, sempre su richiesta, aggiornarli o cancellarli in mancanza di obblighi specifici di conservazione.
Questo approccio, come nel caso precedente, consente di rispettare la normativa senza compromettere la riservatezza di altre informazioni aziendali come, per esempio, l'elenco dei dipendenti o eventuali Responsabili esterni non coinvolti nello specifico.
Per una corretta gestione della questione, come avrete capito, è comunque consigliabile valutare caso per caso e, come sempre, richiedere il supporto di un consulente esperto in materia.
Letture: 478 | Allegati: 0
Aggiornato il 16-02-2025