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Tecnologie | di Sbertani

Email non verificate ed errori di invio: come risolvere il problema per le nostre newsletter

Se gestisci una newsletter, potresti avere notato come le email non vengano recapitate a particolari indirizzi di posta elettronica come nel caso delle caselle @gmail.com. Ma potrebbe capitare anche con provider come Outlook, Yahoo, Apple Mail e molti altri.

In questo caso consultare perodicamente i log di invio e verificare le risposte dei server destinatari è fondamentale.

Probabilmente ti sarà anche capitato di leggere nel tuo client di posta elettronica un messaggio del tipo “Fai attenzione, il mittente non ha autenticato questo messaggio.”. E non stiamo parlando certamente di spam.

Questi due casi sono in effetti i due lati della stessa medaglia. Da una parte quando ricopiamo il ruolo dei mittenti mentre, nel secondo caso, dei destinatari di una email.

Prendendo come esempio Google, l’azienda ha dichiarato che da inizio 2024 ha intensificato i controlli sulle email in entrata con un occhio di riguardo proprio sull’autenticità, e questo può causare un vero e proprio incubo per chi fa marketing.

L’obiettivo è proteggere gli utenti dal phishing e dalle truffe, ma l’effetto collaterale può portare le nostre legittime email a sembrare sospette e quindi non essere consegnate, compromettendo le performance delle campagne.

Per chi gestisce newsletter, e le varie piattaforme software di CRM che forniscono il servizio, è pertanto fondamentale conoscere il funzionamento dei record SPF (Sender Policy Framework) del dominio da cui partono le email.

Questo sistema, forse troppo tecnico a un primo sguardo, è in realtà un grande alleato per far sì che le email arrivino a destinazione e, soprattutto, senza passare come spam.

In pratica, il record SPF indica quali server sono autorizzati a inviare email a nostro nome e quindi dal nostro dominio (la parte a destra della @). Se il nostro dominio non è configurato correttamente, il server di destinazione potrebbe segnalare la email come non verificata e bloccarla. Un danno per chi lavora e soprattutto utilizza le newsletter per contattare i propri clienti.

Come configurare l’SPF?

La soluzione è intervenire sui record DNS del dominio, attività che per i neofiti può essere demandata alla propria software house o al proprio fornitore dei servizi web.

All’interno delle impostazioni DNS è possibile verificare o impostare il record SPF, autorizzando esplicitamente i server da cui fare partire le email.

Se utilizziamo anche altri servizi per inviare le nostre newsletter, come piattaforme di email marketing, dovremo includere anche quei server nel record SPF.

Un altro aspetto importante è il “livello di tolleranza” di questo record, che può essere gestito con vari “qualificatori “. Non lasciamoci intimidire dalla terminologia: di base, scegliere un particolare qualificatore permette di avere un margine di flessibilità in caso di piccoli errori, o risultare più rigidi e quindi bloccare qualsiasi tentativo non autorizzato.

La scelta del qualificatore giusto dipende dalle nostre esigenze di sicurezza e dal livello di affidabilità che vogliamo trasmettere ai server dei nostri destinatari.

Grazie a questi aggiustamenti, le nostre email non solo passeranno i controlli di Google (particolarmente prudente in fase di filtro delle email in arrivo) e degli altri gestori, ma arriveranno a destinazione permettendoci di migliorare le nostre performace negli invii.

Chi lavora nel marketing sa quanto sia importante mantenere una buona reputazione, e con le nuove politiche di sicurezza, avere un record SPF ben configurato è oggi indispensabile per evitare che le comunicazioni vengano percepite come spam.

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Aggiornato il 26-10-2024

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