"Non rimandare a domani quello che puoi fare oggi" non è sempre un buon consiglio. La Matrice di Eisenhower.

È un proverbio che molti di noi hanno sentito ripetere fin dall'infanzia: "Non rimandare a domani ciò che puoi fare oggi". Apparentemente semplice da interpretare, è spesso considerata la chiave per una vita produttiva e di successo.
Tuttavia, come molte verità apparenti, merita un'analisi più approfondita. In questo articolo, cercherò di evidenziare alcune sfumature di questa massima, esaminando quando potrebbe essere utile seguirla e quando invece potrebbe risultare più saggio ignorarla.

Iniziamo con i vantaggi del "fare subito".
Non c'è dubbio che affrontare immediatamente i compiti porta benefici significativi, come ridurre notevolmente lo stress. Quante volte ci siamo sentiti schiacciare dall'ansia per una scadenza imminente o per un compito che continuavamo a rimandare? Completare le attività non appena si presentano può liberarci da questo peso psicologico, permettendoci di godere di una mente più serena.

Questo approccio può inoltre aiutarci ad aumentare la nostra produttività complessiva in quanto, affrontando le cose senza indugio, evitiamo l'accumulo di lavoro arretrato che potrebbe diventare ingestibile nel tempo ed essere causa di stress.

Tuttavia, sarebbe un errore considerare questo principio come una regola infallibile da seguire in ogni circostanza.

Ci sono infatti situazioni dove "rimandare" potrebbe essere la scelta migliore. Prendiamo, ad esempio, le decisioni importanti. Spesso, queste richiedono una riflessione approfondita e un'attenta valutazione delle possibili conseguenze. Agire impulsivamente, solo per il gusto di fare qualcosa subito, potrebbe portare a scelte errate in quanto poco ponderate.

Un altro aspetto da considerare è la gestione delle nostre energie. Non siamo macchine e la nostra efficienza varia nel corso della giornata e della settimana. Ci sono momenti in cui siamo al massimo delle nostre capacità e altri in cui siamo meno lucidi. Rimandare un compito che richiede grande concentrazione può portare a risultati nettamente migliori.

Dare la corretta priorità è un altro fattore cruciale. Rimandare attività meno cruciali può permetterci di concentrarci su ciò che davvero conta, evitando di farci distrarre da compiti più importanti o urgenti.

Non dobbiamo poi sottovalutare la fase dell'incubazione nel processo creativo. La soluzione di alcuni problemi possono richiedere, e quindi beneficiare, di un periodo di tempo cosiddetto di "riposo". Lasciar riposare un'idea può portare a soluzioni più innovative e creative, che non sarebbero emerse se avessimo cercato di trovare, e di imporci, una soluzione immediata.

Infine, c'è una questione legata all'ottimizzazione delle risorse. In alcuni casi, raggruppare attività simili può essere molto più efficace che affrontarle singolarmente appena si presentano. Pensate, ad esempio, quanto tempo si può risparmiare effettuando tutte le telefonate in un unico momento della giornata, piuttosto che interrompere continuamente altre attività per fare una chiamata alla volta.

La Matrice di Eisenhower: uno strumento per il time management

Per bilanciare l'approccio del "fare subito" con una gestione efficace del tempo, possiamo ricorrere a strumenti di time management. Uno dei più efficaci è la Matrice di Eisenhower, un modello che prende il nome dal presidente americano Dwight D. Eisenhower, noto per la sua straordinaria produttività.

Questa matrice ci aiuta a categorizzare le attività in base a due criteri fondamentali: l'urgenza e l'importanza.
Immaginate un quadrato diviso in quattro sezioni.

Nel primo quadrante, in alto a sinistra, troviamo le attività sia urgenti che importanti: queste sono le cose da fare immediatamente, senza esitazione. Sono tipicamente le attività di crisi, le scadenze imminenti, i problemi pressanti che richiedono la nostra attenzione immediata.

Nel quadrante in alto a destra, abbiamo le attività importanti ma non urgenti. Queste sono da pianificare. La formazione personale, le attività di prevenzione o con scadenza a lungo termine sono per esempio attività che, se trascurate, potrebbero diventare urgenti in futuro..

Il quadrante in basso a sinistra riunisce le attività urgenti ma non importanti. Queste sono spesso interruzioni o richieste di altri che, se possibile, andrebbero delegate. Potrebbero sembrare pressanti sul momento, ma non contribuiscono realmente ai nostri obiettivi a medio e lungo termine. Anzi, se gestite con urgenza rischiano di farci saltare i nostri programmi.

Infine, nel quadrante in basso a destra, troviamo le attività né urgenti né importanti. Sono letteralmente le attività da eliminare o rimandare indefinitamente: le distrazioni, le attività di procrastinazione, tutto ciò che ci fa perdere tempo senza offrire un valore reale al nostro lavoro o alla nostra attività.

Utilizzando questa matrice, possiamo valutare più efficacemente quali attività meritano la nostra attenzione immediata e quali possono essere rimandate senza conseguenze negative. Ci aiuta a bilanciare l'impulso di "fare subito" con una valutazione più strategica delle nostre priorità.

Il proverbio offre una valida linea guida per molte situazioni, ma non dovrebbe essere applicato indiscriminatamente. Un approccio più bilanciato, che tenga conto dell'importanza, dell'urgenza e del contesto di ogni attività, può portare a una gestione del tempo più efficace e a risultati migliori.

Integrando questo principio con strumenti di time management come la Matrice di Eisenhower, possiamo prendere decisioni con serenità valutando quando agire immediatamente e quando è più saggio prendersi il tempo necessario per riflettere o prepararci meglio.

La chiave sta nel trovare il giusto equilibrio tra azione immediata e pianificazione strategica, adattando il nostro approccio alle esigenze specifiche di ogni situazione ed evitando, in questo modo, stati di ansia e di stress.